华南农业大学珠江学院-学生工作部(处)

通知公告

各学院、各单位：

根据《华南农业大学珠江学院学生档案管理办法》（华农珠江学字〔2017〕3号）文件，为更好地规范借阅及使用学生档案材料，现通知如下：

一、借（查）阅学生档案

（一）从事学生教育与管理工作的学院有关部门和相关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

（二）校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案，须提供所在单位出具的书面证明，经学生处负责人批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

（三）校外人员因工作需要查阅学生档案（如政审），应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，并在学生辅导员陪同下按规定办理登记手续，查阅完毕后，学生辅导员应及时将学生档案归还。

（四）档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。

二、借阅须知

（一）学生档案原则上不予借阅。确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具介绍信，填写《华南农业大学珠江学院学生档案借阅登记表》，说明借阅理由及归还时间，并经学院领导审批同意。

学生档案借阅时间一般不得超过1周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。

（二）查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

（三）学生本人和直系亲属不得查阅学生个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经学生处负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。

（四）由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。

附件：华南农业大学珠江学院学生档案借阅登记表

学生工作部（处）

2019年3月12月

华南农业大学珠江学院学生档案借阅登记表.docx